Informativa Privacy ai sensi dell’art. 13 Reg. UE/2016/679, relativa al Trattamento dei dati personali

La presente informativa, redatta ai sensi del D.lgs. 196/2003 e del Reg. UE/2016/679, è destinata agli Interessati che utilizzano la Piattaforma “CodeWayExpo”, di seguito anche più semplicemente “Evento”.
A tal fine si premette che:
-    Interessato è la persona fisica a cui appartengono i dati personali.
Titolari del trattamento sono la società Fiera Roma S.r.l. con Socio Unico, c.f. e p. iva n. IT07540411001, con sede legale in Via Portuense 1645/1647, 00148 Roma (RM)   (FIERA ROMA per brevità) e tutti gli ulteriori soggetti che partecipano come Espositori e/o Sponsor all’Evento, così come elencati al seguente link:  https://versocoopera.codewayexpo.com/partners/privacyexhibitorlist

1. Finalità e base giuridica del trattamento.
Il conferimento dei dati richiesti in fase di registrazione all’Evento è libero e facoltativo, ma necessario e può essere revocato in qualsiasi momento; la mancata comunicazione dei dati richiesti come obbligatori nella pagina di iscrizione comporta l’impossibilità di erogare i servizi indicati. I dati personali forniti dall’Interessato saranno utilizzati per le finalità qui di seguito indicate:

1.1. Erogazione dei Servizi richiesti
i.    gestione della richiesta di accesso all’Evento e conseguente gestione di tutti i relativi adempimenti e relativa registrazione alla Piattaforma;
ii.    utilizzo dei servizi erogati tramite la Piattaforma, tra cui: visita virtuale degli stands, possibilità di assistere alle dirette live delle Conferenze Plenarie e dei Workshop, accesso alle Meeting Room, fissazione di appuntamenti, interazione con altri partecipanti ed Espositori, attraverso le funzionalità messe a disposizione della Piattaforma, tra cui live chat, video conferenza, etc; a tale proposito si veda la Sezione 1.2. dedicata per le specifiche;
iii.    per invio di notifiche inerenti le richieste di appuntamento o di contatto da parte degli altri iscritti all’Evento e da parte degli Espositori e Sponsor, oltre che per consentire l’interazione tra gli utenti collegati;
iv.    adempimento delle attività organizzative e amministrative;
v.    gestione della richiesta di informazioni e di assistenza tecnica da parte dell’Interessato mediante i form di contatto, invio spontaneo di e-mail, contatto telefonico o con altre modalità;
vi.    assolvere ad eventuali obblighi di legge, contabili e/o fiscali;
vii.    invio all’interessato di aggiornamenti e informazioni inerenti l’Evento, nonché comunicazioni inerenti i prossimi Eventi organizzati dai Titolari;
viii.    invio all’Interessato di aggiornamenti e informazioni relativi a servizi offerti dallo specifico Espositore o Sponsor durante l’Evento, qualora l’interessato abbia partecipato a Workshop virtuali, Meeting Room virtuali o visitato stand virtuali dello specifico Espositore o Sponsor o partecipato a Conferenze Plenarie e solo in relazione a prodotti o servizi analoghi (cosiddetto Soft spam). Si precisa che in questo caso gli eventuali messaggi promozionali potrebbero essere inviati solo direttamente dallo specifico Espositore o Sponsor e non da soggetti Terzi, e che tali comunicazioni potrebbero riguardare solo prodotti e servizi analoghi a quelli discussi durante l’Evento, ferma restando la possibilità dell’interessato di opporsi al trattamento di cui al presente punto mediante semplice richiesta, così come meglio dettagliato in seguito.

Base Giuridica. In relazione alle finalità indicate nella presente Sezione 1.1 (i) (ii) (iii) (iv) (v) la liceità del trattamento è fondata sull’articolo 6, co. 1, lett. b) del Reg. UE/679/2016, ovvero per la necessità di trattare i dati personali per l’erogazione dei Servizi richiesti dall’Interessato e per riscontrare le richieste dell’interessato. In relazione alle finalità del punto (vi) il trattamento è svolto ai sensi dell’art. 6.1.c) del Regolamento, per adempimento ad obbligo legale. In relazione alle finalità indicate al punto (vii) i dati potranno essere trattati per finalità di invio diretto di materiale informativo sulle nuove edizioni fisiche e digitali dell’Evento, ritenendo che tutto ciò sia di suo gradimento. In relazione, infine, alle finalità indicate al punto (viii) i dati potranno essere trattati per finalità di invio diretto di materiale informativo e aggiornamenti relativi a servizi offerti dall’Espositore o dallo Sponsor anche durante l’Evento, ritenendo che tutto ciò sia di suo gradimento. Il trattamento dei Suoi dati in relazione ai punti (vii) e (viii) si basa anche sul legittimo interesse di cui all’art. 6.1.f) del Regolamento e di cui all’art. 130 comma 4 D.lgs. 196/2003 (cd. “soft spam”), anche in relazione al Considerando n. 47 del GDPR. In ogni caso, ai sensi dell’art. 21 del Regolamento, Lei ha la possibilità di opporsi a tale trattamento in ogni momento attraverso i meccanismi messi a disposizione: opt-out diretto (ad esempio nelle e-mail di invito) oppure scrivendo allo specifico Titolare e/o al Responsabile (art. 7 dell’informativa) per chiedere la cessazione delle comunicazioni e l’esercizio dei diritti dell’Interessato.

1.2. Fruizione delle funzionalità della Piattaforma e Terze Parti.
Il trattamento dei dati personali degli utenti è effettuato per consentire all’Interessato la piena fruizione di tutti i servizi e le funzionalità della Piattaforma, la quale prevede aree dedicate allo svolgimento di Conferenze Plenarie, Workshop virtuali, Meeting Room virtuali e stand virtuali degli Espositori, per la cui fruizione si precisa quanto segue:
i.    la navigazione all’interno di tali aree virtuali comporta inevitabilmente la visibilità dei Suoi dati personali (ad esempio nome, cognome, azienda, ruolo aziendale, ecc.) anche da parte di soggetti Terzi (ad esempio altri utenti collegati);
ii.    la navigazione all’interno della Piattaforma e l’interazione da parte dell’Interessato con l’azienda Espositrice e/o Sponsor, la fissazione di un appuntamento, oppure la partecipazione alle sessioni di workshop comportano la visualizzazione e acquisizione da parte dell’azienda Sponsor / Espositore dei dati dell’Interessato. L’Interessato potrà inoltre, a sua discrezione, trasmettere allo Sponsor o all’Espositore ulteriori dati personali, che saranno acquisiti dallo Sponsor / Espositore e potranno essere utilizzati dallo stesso per proprie ulteriori finalità di marketing e, pertanto, gestite in qualità di autonomi titolari;
iii.    il semplice accesso alla Piattaforma (senza accesso a workshop virtuali, Meeting Room virtuali, stand virtuali degli Espositori e Conferenze anche Plenarie) non comporta alcuna condivisione dei dati personali dell’Interessato con soggetti Terzi e non consentirà l’invio all’Interessato di aggiornamenti e informazioni relativi a servizi offerti da alcun Espositore o Sponsor, durante l’Evento.

Base Giuridica. Le attività di trattamento di cui alla presente Sezione 1.2, sono funzionali alla fruizione dei servizi forniti dalla piattaforma stessa, la liceità è fondata sull’articolo 6, co. 1, lett. b) del Reg. UE/679/2016, ovvero per la necessità di trattare i dati personali per l’erogazione dei Servizi richiesti dall’Interessato e per riscontrare le richieste dell’interessato. Consenso che potrà essere, eventualmente, revocato in qualsiasi momento; la revoca specifica del consenso in relazione al trattamento dei dati di cui alla presente Sezione 1.2, non sarà intesa come revoca del consenso anche in relazione alla precedente Sezione 1.1.

1.3. Trattamento delle immagini personali
Nel corso dell’evento potrebbe essere visibile l’immagine del profilo dell’Interessato (acquisita ad esempio da LinkedIn a seguito della registrazione), inoltre potranno essere realizzati video, fotogrammi, immagini, foto e materiali multimediali nell’ambito dei quali potrebbe essere incorporate, anche incidentalmente, l’immagine dell’utente, i suoi dati (nome e cognome) e/o la sua voce.
L’acquisizione e/o realizzazione di tali materiali potrà avvenire per finalità informative, promozionali dell’evento ovvero la messa a disposizione del pubblico e/o dei media (stampa, televisione), dei social network.
Si precisa in ogni caso che non saranno oggetto di registrazione gli appuntamenti virtuali all’interno delle Meeting Room.
Le immagini acquisite sono trattate ai sensi della normativa sul diritto d'autore (RD 633/1941) e della disciplina sull'utilizzo delle immagini altrui (art. 96 e seguenti RD 633/1941) e del Reg. UE/679/2016. Ciò premesso, l'Interessato in veste di dichiarante autorizza, senza aver nulla da pretendere, i Titolari e il Responsabile alla registrazione e/o acquisizione del materiale sopra citato, per le finalità indicate e per questo dichiara di:
a.    di rinunciare a qualsiasi pretesa e rivendicazione anche di natura economica, relativamente agli utilizzi futuri delle riproduzioni oggetto di questa liberatoria nei confronti dei Titolari e dei Responsabili espressamente autorizzati a farne uso;
b.    di sollevare i Titolari da ogni responsabilità, anche economica, concernente un uso scorretto del materiale fotografico e/o audio video da parte degli utenti dei siti web, social network o, comunque, di terzi;
c.    di aver letto e compreso l'intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la spunta della casella (checkbox) equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità.

Base Giuridica. In relazione alle finalità indicate nella presente Sezione 1.3 la liceità del trattamento è fondata sul suo consenso libero e facoltativo, ma necessario di cui all’art. 6, co. 1, lett. a)

1.4. Comunicazione dei servizi e attività di FIERA ROMA
i.    I dati da Lei forniti saranno trattati per l’invio di comunicazioni di aggiornamento relative alle attività e iniziative organizzate da FIERA ROMA, comunicazioni tutte aventi ad oggetto lo sviluppo del settore inerente a quello trattato durante l’Evento. Tali comunicazioni potrebbero essere inviate sotto forma di Newsletter e comunicazioni promozionali e/o commerciali (cosiddetto Soft spam).

Base Giuridica. In relazione alle finalità della presente Sezione 1.4 (i) la liceità del trattamento è fondata sull’articolo 6, comma 1, lettera f) del Reg. UE/679/2016, ovvero sul consenso dell’Interessato e sul legittimo interesse da parte dei Titolari di fornire un servizio migliore, più attinente alle Sue preferenze.
Si precisa che potranno essere trattati i Sui dati sulla base dell’art. 6, co. 1, lett. f) del Regolamento e di cui all’art. 130 comma 4 D.lgs. 196/2003 (cd. “soft spam”), presupponendo l’interesse da parte Sua di essere aggiornati sulle iniziative; in tutti i casi, il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento utilizzando i meccanismi di opt-out messi a disposizione (seguendo le indicazioni riportate in ciascuna comunicazione o newsletter) oppure contattando FIERA ROMA o il Responsabile ai recapiti indicati nell’art. 8 dell’informativa. I dati potranno essere trattati nel rispetto del divieto generale di sottoporla a processi decisionali interamente automatizzati per analizzare gli interessi dei partecipanti alle aree dei workshop al fine di comprendere i loro interessi e offrire comunicazioni mirate e attinenti alle loro preferenze in relazione ad una specifica area o settore merceologico, quindi anche per consentire il miglioramento dei servizi offerti.

2. Conferimento dei dati e conseguenze del mancato consenso.
Come indicato nei punti che precedono, la registrazione alla Piattaforma è libera e facoltativa e presuppone la presa visione della presente informativa. Il conferimento dei dati riportati nel form di registrazione alla Piattaforma è obbligatorio al fine di consentire la registrazione alla stessa e l’erogazione dei servizi richiesti. Il mancato conferimento di tali dati comporterà la mancata iscrizione alla Piattaforma e la conseguente l'impossibilità di accedere ai contenuti e alle funzionalità della stessa.

3. Dati Personali oggetto del trattamento.
Il trattamento ha per oggetto dati di natura comune, personali identificativi e informatici dell’Interessato; in particolare:
a. Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento della Piattaforma e del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento, per identificare anomalie e/o abusi, e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione.
b. Dati forniti volontariamente dall’interessato.
Dati identificativi dell’interessato, tra cui: nome, cognome, immagine del profilo e altre informazioni idonee a identificarlo o renderlo identificabile come ad esempio il nome dell’azienda presso cui lavora, il titolo professionale, etc. Tali informazioni sono acquisite a seguito della registrazione alla Piattaforma – mediante apposito form – e a seguito della navigazione; i dati potranno inoltre essere comunicati attraverso il form di richiesta di informazioni o email. Eventuali dati sensibili, di cui all’art. 9.1 Reg. 2016/679/UE non dovrebbero essere trattati se non previo consenso esplicito reso da parte dell’interessato.

4. Destinatari del Trattamento.
I dati potranno essere trattati:
-    dai Titolari e dal Responsabile del trattamento per le finalità sopra indicate, nonché da eventuali altri responsabili che potranno essere eventualmente nominati;
-    dai soggetti con i quali sia necessario interagire per l’erogazione dei Servizi (ad esempio gli hosting provider)
-    da soggetti esterni designati come Responsabili, ricompresi nelle seguenti categorie: società che offrono servizi di invio e-mail e/o che svolgono attività di fatturazione e/o gestione fiscale; società che offrono servizi di gestione e manutenzione dell'infrastruttura informativa della Piattaforma.
I dati potranno inoltre essere comunicati a:
-    soggetti Terzi, Espositori o Sponsor dell’Evento, anche in virtù di quanto indicato nel Paragrafo 1 Sezione 1.1 (viii) e 1.2 (ii) e rispetto ai quali l’interessato ha conferito il proprio consenso alla comunicazione dei propri dati personali per loro ulteriori finalità di marketing. In tal caso sarà cura delle predette aziende provvedere al rilascio di un’ulteriore informativa ex art. 14 Reg. UE/679/2016.
-    all’Autorità Giudiziaria, in relazione a richieste da parte della stessa, a soggetti Terzi per l’espletamento degli obblighi fiscali o amministrativi, o qualora si rendesse necessaria per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.
I dati personali dell’Interessato registrato alla Piattaforma non saranno in alcun modo diffusi o trasmessi a terzi in contrasto con le previsioni della presente Informativa. In relazione alle immagini personali si rimanda a quanto indicato all’Art. 1.3 della presente informativa.

5. Modalità e luogo del trattamento.
I dati personali saranno oggetto di raccolta, elaborazione, registrazione, consultazione, conservazione, messa a disposizione dei terzi, estrapolazione, nei termini modi e limiti della presente Informativa; in ogni caso, il trattamento dei dati avviene nel rispetto delle finalità per i quali sono raccolti e trattati ad opera del personale appositamente incaricato dei Titolari e dei Responsabili del trattamento, attraverso supporti cartacei, informatici e telematici.
Più precisamente i dati saranno trattati da:
-    Fiera Roma S.r.l. con Socio Unico, c.f. e p. iva n. IT07540411001,  con sede legale in Via Portuense 1645/1647, 00148 Roma (RM)   e tutti gli ulteriori soggetti che partecipano come Espositori e/o Sponsor all’Evento, così come elencati al seguente link:  https://versocoopera.codewayexpo.com/partners/privacyexhibitorlist , presso la loro sede a mezzo del proprio personale incaricato appartenente alle aree marketing-commerciale e sviluppo associativo.

6. Durata del trattamento e periodo di Conservazione dei dati.
In generale i dati saranno trattati per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle predette finalità ad opera del personale appositamente incaricato dai Titolari e dei Responsabili del trattamento.
I dati sono conservati in archivi cartacei ed elettronici presso le sedi dei Titolari e dei Responsabili del trattamento (per il tempo necessario all’espletamento del loro incarico) per consentire il perseguimento delle finalità necessarie con piena assicurazione circa l’adozione delle misure di sicurezza previste dal legislatore per proteggere i dati raccolti, al fine di scongiurare i rischi di perdita o furto dei dati, accessi non autorizzati, usi illeciti e non corretti.

7. Diritti dell’Interessato.
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 e dall’art. 34 del Reg. UE/679/2016; in particolare l’interessato:
- Potrà esercitare il diritto di accesso ai dati personali (art. 15 Reg.),
- Ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti (art. 16 Reg.);
- Ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati in presenza delle condizioni indicate dall’art. 17 del Reg.;
- Ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dall’art. 18 del Reg.;
- Ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati che lo riguardano (art. 20);
- Ha il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati, compresa l’eventuale profilazione; in ogni caso si precisa che non è prevista alcuna decisione basata interamente sul trattamento automatizzato dei dati; (art. 21).
Inoltre, l’interessato potrà esercitare in ogni momento il diritto di revocare il consenso prestato per una o più finalità senza con questo pregiudicare la liceità del trattamento, basata sul consenso prestato prima della revoca.
L’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, IT-00187, Roma (http://www.garanteprivacy.it/)

Le richieste vanno rivolte:
-    Fiera Roma S.r.l. con Socio Unico, c.f. e p. iva n. IT07540411001, con sede legale in Via Portuense 1645/1647, 00148 Roma (RM)  o agli ulteriori Titolari del trattamento che partecipano come Espositori e/o Sponsor all’Evento, così come elencati al seguente link: https://versocoopera.codewayexpo.com/partners/privacyexhibitorlist;

8. Informazioni di Contatto.
-    Titolari del trattamento sono la Fiera Roma S.r.l. con Socio Unico, c.f. e p. iva n. IT07540411001, con sede legale in Via Portuense 1645/1647, 00148 Roma (RM) al seguente indirizzo email: fieraromapec@pec.it;